Iedere organisatie, team of afdeling heeft er wel eens last van. Dat de spreekwoordelijke neuzen niet meer dezelfde kant op staan. De mensen weten niet meer aan welk doel ze werken, er is geen focus, er ontstaan ergernissen want de een heeft een ander beeld bij wat belangrijk is dan de ander. Samenwerking is ver te zoeken. De groep is niet meer uitgelijnd.

Iedereen laten werken aan hetzelfde doel en aan dezelfde ambitie; de neuzen dezelfde kant op. Alignment heet dat ook wel. En het is zinvol. De neuzen dezelfde kant op geeft niet alleen focus en helderheid voor de teamleden, maar zorgt ook voor betere onderlinge samenwerking. Des te belangrijker om hiernaar te streven en aan te werken. Maar hoe krijg je dit voor elkaar. Hoe krijg je de neuzen dezelfde kant op?

Een gemeenschappelijk doel zorgt voor betere samenwerking

Een bekend Amerikaans onderzoek toont aan dat een gemeenschappelijk doel de samenwerking aanzienlijk verbeterd. Tijdens een summercamp had men de deelnemers in twee barakken verdeeld. Wat elke keer gebeurde was dat er geen vriendschappen ontstonden tussen de jongens uit verschillende barakken. Wat de onderzoekers ook probeerden om barakoverschrijdende vriendschapen te laten ontstaan, denk aan feestjes, sportevents en outdoor challenges, niets zorgde voor aanwas van vriendschappen tussen jongens uit verschillende barakken. Het enige dat resulteerde in een sterk positief effect, was wanneer beide barakken gingen werken aan hetzelfde doel en aan dezelfde ambitie.

In organisaties is het niet anders. Denk bij de twee barakken maar aan verschillende afdelingen of teams. De sales binnendienst en de sales buitendienst. De front office en back office, developers en designers, het hele middle management, etc. Maar ook binnen één enkel team of afdeling is samenwerking soms ver te zoeken. Ook dan zorgt werken aan hetzelfde doel en dezelfde ambitie voor meer focus en betere samenwerking.

Vier stappen voor alignment

Om de neuzen dezelfde kant op te krijgen zijn er een aantal stappen te definieerden. En of je nu de neuzen binnen één team of afdeling dezelfde kant op wil krijgen, of met meerdere teams tegelijk, de aanpak blijft hetzelfde. Het begin met weten wie er in het team zit, inzicht in waar we nu staan, een beeld bij waar we naartoe willen en wat daar voor nodig is.

Stap 1, wie zitten er in het team?

Met een team of afdeling kun je gemakkelijker werken aan een gemeenschappelijk doel of ambitie wanneer je weet wie er in het team zit en wat je aan iedereen hebt. En misschien nog wel belangrijker wat iemand nodig heeft binnen het team om optimaal te functioneren. Hoe fijn is het als jouw teamleden jouw geven wat jij nodig hebt? Dan ga je toch ook vliegen. Daarom is het belangrijk dat de teamleden elkaar goed leren kennen. Begrijpen waarom iemand is zoals die is en doet zoals die doet. Inzicht en acceptatie bevordert de onderlinge samenwerking.

Stap 2, waar staan we nu?

Als je met elkaar een doel of ambitie wilt vastleggen, is het belangrijk om inzicht te hebben in het vertrekpunt. Van waaruit gaan we werken met elkaar aan een gemeenschappelijk doel en ambitie? Waar staan we nu? En wat vinden we belangrijk? Wat zijn onze normen en waarden of wat is onze teamcultuur? Wat gaat er nu goed en wat kan er beter? Wat zijn de lichtpuntjes en pijnpuntjes? Waar zit de energie van ons team? Dat soort vraagstukken. Als we daar antwoord op krijgen geeft ons dat een goed en gemeenschappelijk beeld van de status quo; het vertrekpunt.

Stap 3, doel en ambitie

Waar willen we naartoe met het team of de afdeling? We hebben het dan over kwalitatieve doelen, niet kwantitatief. Die laatste zijn de operationele doelstellingen zoals omzet, aantal behandelingen en klanttevredenheidsindex. Bij doelen en ambities t.b.v. alignment willen we vooral kwalitatieve of ideële doelstellingen. De beste sales binnendienst die de buitendienst laat scoren. De klantvriendelijkste frontoffice van de organisatie. Het developersteam die de taal van de klant echt spreekt. We willen een doel en ambitie definiëren, die de operationele doelstellingen aanvult en overschrijdt.

Stap 4, de roadmap

Met een doel en ambitie ben je er nog niet. Het lijkt dan alsof de neuzen daarmee dezelfde kant op staan. Maar als we niet met elkaar een roadmap opstellen om te kunnen werken aan het doel en de ambitie, verworden ze slecht tot een mooie gedachte zonder dat er concreet aan gewerkt wordt. Dat laatste hebben mensen nodig. Wat kan ik morgen al doen om aan onze doelen en ambities te werken? Als we weten wie we zijn, waar we staan en waar we naartoe willen, is het essentieel dat de teamleden weten waar ze nu al mee kunnen beginnen. Daarom is stap 4 noodzakelijk, het maken van een roadmap waarin de ontwikkelingen staan om continu te kunnen werken aan hetzelfde doel en ambitie.

Succesfactoren

Tot slot nog een aantal succesfactoren wanneer je met het alignmentproces aan de slag wilt. Je kunt deze vier stappen intern, binnen je eigen organisatie doorlopen. Hou dan wel rekening met het volgende:

• Wanneer je teamleider bent, neem je zelf ook deel aan dit proces. Echter deelnemer zijn en tegelijkertijd facilitator, is best een uitdaging.
• Wanneer je aan dit proces begint, moet je deze voltooien. Doe je dat niet, dan versterk je juist binnen het team de status quo die er al was.
• Een externe begeleider heeft het voordeel dat deze een mindset heeft van buiten de organisatie en zo ongekaderd en onbevooroordeeld het proces kan begeleiden en voor nieuwe inzichten kan zorgen. Tevens heeft deze geen dubbele agenda, wat in teams nog wel eens voor terughoudendheid kan zorgen.

Wil je weten hoe wij bij BUTTONS de neuzen van teams dezelfde kant op krijgen? Kijk dan eens bij ons team alignment programma. In vier tot vijf inspirerende sessies met het hele team wordt dan het team uitgelijnd onder begeleiding van een van onze certified BUTTONS professionals.