Iedere organisatie, team of afdeling heeft er wel eens last van. Dat de spreekwoordelijke neuzen niet meer dezelfde kant op staan. De mensen weten niet meer aan welk doel ze werken, er is geen focus, er ontstaan ergernissen want de een heeft een ander beeld bij wat belangrijk is dan de ander. Samenwerking is ver te zoeken. De groep is niet meer uitgelijnd.

Iedereen laten werken aan hetzelfde doel en aan dezelfde ambitie; de neuzen dezelfde kant op. Alignment heet dat ook wel. En het is zinvol. De neuzen dezelfde kant op geeft niet alleen focus en helderheid voor de teamleden, maar zorgt ook voor betere onderlinge samenwerking. Des te belangrijker om eraan te werken. Maar hoe krijg je dit voor elkaar. Hoe krijg je de neuzen dezelfde kant op?

Een gemeenschappelijk doel zorgt voor betere samenwerking

Een bekend experiment naar samenwerking uit de USA toont dat aan. Tijdens een summercamp had men de deelnemers in twee barakken verdeeld. Wat elke keer gebeurde was dat er geen vriendschappen ontstonden tussen de jongens uit verschillende barakken. Wat de onderzoekers ook probeerden om barakoverschrijdende vriendschapen te laten ontstaan, denk aan feestjes, sportevents en out door challenges, niets zorgde voor aanwas van vriendschappen tussen jongens uit verschillende barakken. Het enige dat een positief en sterk effect had was wanneer beide barakken gingen werken aan hetzelfde doel en aan dezelfde ambitie.

In organisaties is het niet anders. Denk bij de twee barakken maar aan verschillende afdelingen of teams. De sales binnendienst en de sales buitendienst. De front office en back office, developers en designers, het hele middle management, etc. Maar ook binnen één enkel team of afdeling is samenwerking soms ver te zoeken. Ook dan zorgt werken aan hetzelfde doel en dezelfde ambitie voor meer focus en betere samenwerking.

De neuzen dezelfde kant op in vier stappen

Om de neuzen dezelfde kant op te krijgen zijn er een aantal stappen te definieerden. En of je nu de neuzen binnen één team of afdeling dezelfde kant op wil krijgen, of met meerdere teams tegelijk, de aanpak blijft hetzelfde. Het begin met inzicht in elkaar, weten waar we nu staan, waar we naartoe willen en wat daar voor nodig is.

Stap 1, leer elkaar kennen

Met een team of afdeling kun je gemakkelijker werken aan een gemeenschappelijk doel of ambitie wanneer je weet wie er in het team zit en wat je aan iedereen hebt. En misschien nog wel belangrijker wat iemand nodig heeft binnen het team om optimaal te functioneren. Hoe fijn is het als jouw teamleden jouw geven wat jij nodig hebt? Dan ga je toch ook vliegen. Daarom is het belangrijk dat de teamleden elkaar goed leren kennen. Begrijpen waarom iemand is zoals die is en doet zoals die doet. Inzicht en acceptatie bevordert de samenwerking.

Stap 2, waar staan we nu?

Als je met elkaar een doel of ambitie wilt vastleggen, is het belangrijk om inzicht te hebben in het vertrekpunt. Van waaruit gaan we werken met elkaar aan een gemeenschappelijk doel en ambitie? Waar staan we nu? En wat vinden we belangrijk? Wat zijn onze normen en waarden of wat is onze teamcultuur? Wat gaat er nu goed en wat gaat er nu niet zo goed? Wat zijn de lichtpuntjes en pijnpuntjes? Waar zit de energie van ons team? Dat soort vraagstukken. Als we daar antwoord op krijgen geeft ons dat een goed en gemeenschappelijk beeld van de status quo; het vertrekpunt.

Stap 3, doel en ambitie

Waar willen we naartoe met het team of de afdeling? We hebben het dan over kwalitatieve doelen, niet kwantitatief. Die laatste zijn de operationele doelstellingen zoals omzet, aantal behandelingen en klanttevredenheidsindex. Bij doelen en ambities t.b.v. alignment willen kwalitatieve ideële doelstellingen. De beste sales binnendienst die de buitendienst laat scoren. De klantvriendelijkste frontoffice van de organisatie. Het developersteam die de taal van de klant echt spreekt. We willen een doel en ambitie definiëren, die de operationele doelstellingen overschrijdt.

Stap 4, de roadmap

Met een doel en ambitie ben je er nog niet. Het lijkt dan alsof de neuzen daarmee dezelfde kant op staan. Maar als we niet met elkaar een roadmap opstellen om te kunnen werken aan het doel en de ambitie, verworden ze slecht tot een mooie gedachte zonder dat er concreet aan gewerkt wordt. Dat laatste hebben mensen nodig. Als we weten wie we zijn, waar we staan en waar we naartoe willen, is het essentieel dat de teamleden weten wat zij mórgen al kunnen doen om eraan te werken. Daarom is stap 4 noodzakelijk, het maken van een roadmap waarin de ontwikkelingen staan om continu te kunnen werken aan hetzelfde doel en ambitie.

Nog een paar tips

Tot slot nog een paar tips als je hiermee aan de slag wilt. Je kunt deze vier stappen intern, binnen je eigen organisatie doorlopen. Bedenk dan wel het volgende:

• Wanneer je teamleider bent, neem je natuurlijk zelf ook deel aan dit proces. Deelnemer en facilitator tegelijk zijn, is best moeilijk.
• Wanneer je aan dit proces begint, moet je deze wel voltooien. Doe je dat niet, dan versterk je juist binnen het team de status quo die er al was.
• Een externe begeleider heeft het voordeel dat deze een mindset heeft van buiten de organisatie en zo ongekaderd en onbevooroordeeld het proces kan begeleiden en voor nieuwe inzichten kan zorgen.

Wil je liever externe en professionele begeleiding bij een alignment proces, dan kunnen de certified BUTTONS experts je perfect van dienst zijn.