Gedwongen thuiswerken door Corona

Succesvol samenwerken in crisistijd blijkt een hele uitdaging

Het coronavirus dwingt mensen op drastische wijze tot een gedragsverandering; verplicht thuiswerken. Voor de één een zege, voor de ander een drama. Maar voor iedereen in ieder geval een enorme omschakeling. Succesvol samenwerken in teams is een hele uitdaging, nu thuiswerken vast onderdeel is geworden van onze dagelijkse werkroutine.

Tijdelijk of permanent

Is deze verandering blijvend of kunnen we binnenkort weer normaal aan het werk? Het is plausibel aan te nemen dat voor de komende maanden en wellicht voor nog een langere periode, deze situatie niet zal wijzigen. Het ontwikkelen, produceren en distribueren van een vaccin duurt zeker nog een jaar. Het immuniseren van de maatschappij duurt ook langer dan een paar maanden. De verwachting is ook niet dat alles terugkeert naar het oude, zodra het virus ingedamd is. Het lijkt erop dat de huidige gedragsveranderingen een blijvende impact zullen hebben.

Thuiswerken heeft voordelen

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat thuiswerken een aantal voordelen heeft. Zo zijn thuiswerkers productiever, zo’n 13% om precies te zijn. Ook vinden werknemers thuiswerken aangenaam omdat het een betere balans tussen werk en gezin biedt, het reistijd scheelt en ze minder worden afgeleid dan op het werk. En, zo blijkt, de werknemerstevredenheid is hoger onder thuiswerkers waardoor het personeelsverloop afneemt.

Naast productiviteit, medewerkerstevredenheid en personeelsverloop, heeft thuiswerken ook een positief effect op de betrokkenheid. Onderzoek door Gallup wijst uit dat medewerkers die drie tot vier dagen per week thuiswerken, sneller een gevoel van betrokkenheid ervaren dan mensen die elke dag op kantoor werken.

Hosanna! Thuiswerken is geweldig. Wat is dan nu het probleem?

Keerzijde van thuiswerken

Nou, er zijn ook wat nadelen aan thuiswerken. Allereerst blijkt dat de verhoogde productiviteit maar een tijdelijk effect is. Thuiswerkers gaan wennen aan de situatie en het niet meer als voorrecht ervaren waardoor uiteindelijk de productiviteit gelijk komt met de kantoorwerkers.

Daarnaast zijn mensen thuis op een andere manier afgeleid dan op kantoor. De boodschappen, die ene serie op Netflix of de kinderen die ook om aandacht vragen. Je moet als thuiswerker daarom wel een zekere discipline kunnen opbrengen om niet elke keer toe te geven aan de geboden verleidingen.

Het grootste nadeel van thuiswerken is dat het ten koste gaat van samenwerking en communicatie. Natuurlijk kunnen thuiswerkers in contact blijven met de collega’s door middel van WhatsApp, Skype, Zoom en door te bellen, maar dit is geen vervanging voor persoonlijk contact. Deze problemen met betrekking tot communicatie en samenwerking is wat IBM en Yahoo ertoe heeft gedreven om hun thuiswerkbeleid terug te draaien.

Yahoo CEO Marissa Mayer is van mening dat thuiswerken ten koste gaat van de bedrijfsresultaten. Volgens hem komen de beste inzichten en beslissingen tot stand als je nieuwe mensen ontmoet, tijdens vergaderingen of zelfs bij het koffiezetapparaat. Niet thuis achter je bureau.

IBM deelt deze mening en geeft aan dat thuiswerken niet hand in hand kan gaan met het werken in teams. De persoonlijke interactie is medebepalend voor de cultuur en effectief samenwerken is alleen mogelijk als iedereen zich op dezelfde plek bevindt.

Samenwerken bij gedwongen thuiswerken

Wat gebeurt er als je ineens verplicht moet thuiswerken met je team en elkaar, zei het voor een bepaalde periode, niet meer face to face kunt ontmoeten. Kun je dan nog wel samenwerken? Laten we eens kijken naar de effecten die samenwerken op afstand met zich meebrengt.

Thuiswerken beperkt informele communicatie

Als je ineens verplicht wordt tot thuiswerken zal de informele communicatie verdwijnen. Even bij die collega langs. Samen een bakkie koffie doen. Een korte praatje in de lift. Even snel vragen hoe je collega tegen de nieuwe plannen aankijkt. Deze korte persoonlijke, informele contactmomenten zijn open gesprekken om te delen hoe we echt denken over de dingen die er om ons heen gebeuren.

Met het thuiswerken zal de communicatie zich dan ook beperken tot feiten. Want ook bij contactmomenten per WhatsApp, Zoom, Skype en telefoon ontbreekt veelal het gevoel, de non verbale communicatie en intonatie, waardoor ‘gesprekken’ voornamelijk over de inhoud gaan. Creatieve en innovatieve processen krijgen daardoor nauwelijks nog kans.

Afstand zorgt voor vervreemding

Doordat er veel afstand is tussen de mensen ontstaat vervreemding van elkaar en een minder sterke verbinding. Weet ik nog wel wat mijn collega echt vindt? Ken ik mijn teamleden überhaupt nog wel? Wat zijn de normen en waarden in ons team? Hoe gaan we met elkaar om? We moeten elkaar opnieuw leren kennen in de post-corona wereld of kunnen we nu al onze cultuur en verbinding in stand houden? En wanneer er spanningen zijn in het team, zijn toch echt fysieke ontmoetingen nodig om deze op te lossen.

Aansturing en prioritering

Ook aansturing en prioritering op afstand is moeilijk. Het zal meer gebeuren op output dan op inspanning. De teamleden controleren en direct aanspreken is niet mogelijk of ongewenst. Elke dag een mail sturen waarin de teamleden hun dag moeten verantwoorden zal niet leiden tot betere resultaten. Feedback en van elkaar leren om zo het team verder te ontwikkelen is al even lastig. Meer dan ooit moeten teamleden daarom weten waar het team voor staat om zo zelfstandig keuzes te kunnen maken in het verlengde van de teamdoelen en -ambities.

Het beste van twee werelden in de post-corona wereld

Na het Corona tijdperk zal de wereld definitief veranderd zijn en zullen we een andere manier van werken moeten accepteren. Een combinatie van thuiswerken met werken op kantoor, lijkt de beste oplossing. Het combineert de voordelen voor de werknemer met het beperken van de nadelen voor samenwerking en communicatie. Thuis kunnen taken en werkzaamheden worden uitgevoerd die daarvoor geschikt zijn. Op kantoor is het belangrijk de teams betrokken te houden en de communicatie en samenwerking in goede banen te leiden. Taken als werkoverleg of het afstemmen met collega’s neem je nu eenmaal niet makkelijk mee naar huis. Nog is het niet zover en zitten we voorlopig thuis en kunnen we met elkaar een modus vinden om zo goed mogelijk op afstand samen te werken.