Ervaringen en tips voor telewerken in groepssessies

In deze ietwat andere blog, wil ik graag mijn ervaringen met telewerken en groepssessies delen met andere professionals, zoals coaches, consultants en organisatieadviseurs. Tot slot nog een aantal praktische tips voor het telewerken met groepssessies.

Afgelopen 15 en 16 april had ik samen met Robert de Groot van &endegroot een tweedaagse strategische sessie op afstand. Samen begeleiden we momenteel een veranderproces bij een internationale industriële organisatie. Centraal hierin staat het uitblinken in klantenpartnerschap of Customer intimacy, een van de waardestrategieën van Treacy en Wiersema. Belangrijk onderdeel van dit veranderproces is het productdenken van de medewerkers, transformeren naar klantdenken. Doel van deze tweedaagse telewerksessie: een klantgerichte denkwijze borgen bij de deelnemers.

Telewerken in een veranderproces

We zijn met 19 mensen in totaal, 16 medewerkers, de directeur, Robert en ik. In eerste instantie zouden we met de hele groep een tweedaagse sessie hebben op locatie. Vanwege de lockdown was dat niet mogelijk en waren er twee opties. Uitstellen van de sessies en daarmee het veranderproces stilleggen. Of telewerken door middel van een tweedaagse sessie op afstand. De directie twijfelde geen moment en wilde het reeds ingezette proces voortzetten.

Tools voor videoconferenties

Om telewerken mogelijk te maken en met alle deelnemers te kunnen communiceren maakten we gebruik van videoconferentie. We kozen voor bekende tools of tools die intuïtief werken, zodat we de deelnemers niet hoefden te leren hoe hiermee om te gaan.

Voor de plenaire gedeeltes hebben we Zoom gebruikt. Dit is videoconferentie software waarmee je online vergaderingen kunt houden, waarbij deelnemers ook hun scherm kunnen delen met alle deelnemers. Wel zo makkelijk als ze iets willen presenteren. Voor de groepssessies hebben we Vectera ingericht. Dit zijn virtuele meeting rooms met onder meer een whiteboard waarop mensen kunnen werken tijdens de groepssessies. We wisselden de plenaire gedeeltes af met groepssessies.

Als back-up hadden we nog een WhatsApp groep gemaakt met alle deelnemers. In geval van technische storingen konden we dan iedereen nog wel bereiken.

Werkwijze en voorbereiding telewerken

We wilden, net als bij een real life sessies, plenaire delen afwisselen met groepssessies. Na iedere groepssessie worden dan de groepsresultaten weer plenair gedeeld met de hele groep. Steeds weer convergeren en divergeren, zeg maar.

Om dit telewerk proces goed te laten verlopen hadden we vooraf de groepen voor de groepssessies al samengesteld in overleg met de opdrachtgever. Het waren vier groepen van vier, de directie zelf nam niet deel aan de groepssessies, om niet te veel invloed uit te oefenen op deze sessies.

Vooraf hadden we rollen aan de verschillende groepsleden gegeven. Iedere deelnemer kreeg een eigen verantwoordelijkheid. Zo was in iedere groep iemand verantwoordelijk voor de inhoud, iemand anders voor het proces en de tijd, weer iemand voor het invullen van de canvassen en tot slot iemand die de resultaten zou presenteren. Deze rolverdeling pakte goed erg uit en alle deelnemers konden zich vinden in hun rol en gingen ermee aan de slag. Ook hadden we nog een WhatsApp-groep gemaakt van alle verantwoordelijken voor proces en tijd (de proces owners), zodat we deze konden berichten als de tijd voor iedere groepssessie bijna voorbij was. Dat werkte feilloos.

Van alle groepssessies hadden we de canvassen vooraf klaar gezet in de online meeting rooms. Deze canvassen hadden we zelf ontwikkeld bij alle werkvormen. De deelnemers konden ze vinden in Vectera en konden daarop direct schrijven en tekenen, althans diegene die daarvoor verantwoordelijk was. Tijdens de presentatie konden ze deze dan laten zien door het delen van het scherm met het resultaat.

Daags voor de sessies hebben we de deelnemers instructies en regels gemaild. Geen telefoon tijdens de sessies (bewaar het tot de pauze), niet door elkaar praten, als je niet praat zet je je microfoon uit, etc. Even googelen en je hebt een hele reeks handige tips. Ook hebben we kort uitgelegd hoe Zoom en Vectera werken. Veel werk vooraf, maar tijdens de twee dagen zorgde dat voor onbezorgde sessies.

Tijdens de telewerksessies

Wanneer je met meerdere mensen tegelijk een online sessie hebt, is het belangrijk dat alle deelnemers goed zichtbaar en verstaanbaar zijn. Wat wel eens gebeurt is dat een deelnemer achter een raam zit en het licht dat daar vanaf komt, de referentie wordt voor de camera die men gebruikt. Daardoor wordt het eigen gezicht erg donker. Deze deelnemers hebben we separaat in de pauze een WhatsApp bericht gestuurd met de vraag er iets aan te doen. Zelf maakten we gebruik van een dasspeld microfoon zodat ook wij altijd goed verstaanbaar waren.

Opvallend was dat mensen nauwelijks door elkaar praatten. Iedereen wachtte op zijn of haar beurt als men iets wilde toevoegen aan de discussie. We merkten tevens dat de mensen die normaal wat stiller zijn, nu extreem weinig het woord namen. Na extra hulp – door mensen proactief te vragen om hun mening – werden onderling echte discussies gevoerd waardoor inzichten van de deelnemers met betrekking tot eigen denken en klantgericht denken, structureel veranderden.

In het begin bezochten we zelf de meeting rooms zoals je ook de groepen begeleid bij een normale sessie. Al snel kwamen we erachter dat dat het proces verstoort omdat, wanneer je de ruimte binnengaat, de aanwezigen hiervan een notificatie krijgen. Vragen stellen tijdens de groepssessies gebeurde al snel via WhatsApp door de procesverantwoordelijke.

Net als bij normale sessies hebben we op gezette tijden pauzes gehouden. Koffiebreaks en lunchpauzes. En net als bij normale sessies werd hiervoor voldoende tijd gereserveerd. Uiteindelijk was dag 1 van 9 tot 17:15 uur en dag van 9 tot 18 uur.

Resultaten na twee dagen telewerksessies

Allereerst waren de reacties van de deelnemers na twee volle dagen buitengewoon en boven verwachting zeer positief. Men had het werken op afstand als prettig ervaren en men gaf aan veel van de sessies te hebben opgestoken. Dit was ook duidelijk te zien aan de resultaten van de groepssessies. Het referentiekader voor veel deelnemers was meer klantgericht geworden. Men sprak na twee dagen hard werken minder over producten en processen en meer over klantvragen en klantbehoeftes. Daarmee is een volgende stap richting customer intimacy gezet.

De groepssessies zelf waren voor ons als begeleiders relaxter. Je kunt en hoeft minder spontaan in te springen, daar waar je bij normale omstandigheden super alert en geconcentreerd moet zijn omdat je overal bij betrokken wordt. De plenaire sessies waren tot in de puntjes uitgewerkt en voorbereid zodat ook deze soepel verliepen. Wij als begeleiders konden deze volgens plan doorlopen waardoor er minder stress is dan bij normaal sessies, waarbij je het verloop van de sessies nog wel eens wil laten afhangen van de dynamiek in de groep.

Wat mij betreft krijgt deze vorm van telewerken groepssessies zeker een vervolg. In het bijzonder omdat het hier een internationale organisatie betreft en nu heel veel tijd en geld bespaard is aan reistijd en verblijfskosten. We kunnen vaker bij elkaar komen om zo de huidige status rondom customer intimacy te borgen en verder te ontwikkelen.

Tips voor telewerksessies

Tot slot nog een aantal tips als je zelf aan de slag wil met groepssessies op afstand.

• Zorg voor een hele goede voorbereiding inclusief technische voorbereiding, test dit laatste uitvoerig
• Deel vooraf de deelnemers in in groepen met bijbehorende rollen
• Werk alle sessies helemaal uit en laat niets aan het toeval over
• Geef de deelnemers vooraf instructies over hoe er gewerkt wordt en maak afspraken hierover
• Zorg ervoor dat alle deelnemers goed in beeld zijn en goed verstaanbaar zijn

Veel succes!

Wil jij je coaching naar een hoger niveau tillen?

Als coach is het essentieel om nieuwe methoden en technieken te verkennen om je klanten nog beter te begeleiden, ook in uitdagende situaties zoals telewerken. Bij BUTTONS bieden we je de tools en inzichten om je coachingpraktijk verder te ontwikkelen. Ontdek hoe je onze unieke drijfverenmethode kunt integreren in jouw aanpak en je klanten nog effectiever kunt ondersteunen. Bezoek onze pagina voor coaches en ontdek de mogelijkheden!